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Elektronischer Datenaustausch

EDI und E-Rechnungen

„Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe".
– George Westerman

Die PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG hat intern ein Digitalisierungsprojekt gestartet, das insbesondere den Ausbau des elektronischen Datenaustauschs mit unseren LIEFERANTEN beinhaltet. Mit der Unterstützung unseres Servicedienstleisters, der COMARCH AG, wurde das Ziel definiert, die internen Prozesse zu optimieren und gemeinsam mit unseren Geschäftspartnern ressourcenschonender zu wirtschaften. Neben ökonomischen Gesichtspunkten möchten wir durch prozessuale Optimierungen auch einen Teil zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beitragen.


Je nach Infrastruktur und Belegvolumen können Sie als LIEFERANT zwischen den folgenden modularen Lösungsbausteinen auswählen:

Classic EDI

Elektronische Datenanbindung über einen zu definierenden Übertragungskanal (z. B. AS2 oder OFTP).

Projektumfang:

  • Bestellungen (PHBEST)
  • Lieferavise (DESADV)
  • Rechnungen (INVOIC)
  • optional: Überweiser (UEWAUF)

Anwendungsempfehlung:

  • Schnittstelle für LIEFERANTEN mit mittlerem bis hohem Belegvolumen.

Web EDI1

Intuitive, webbasierte Lösung, die es Lieferanten ermöglicht ohne zusätzlichen Anbindungsaufwand am elektronischen Datenaustausch teilzunehmen.

Projektumfang:

  • Bestellungen (Web PHBEST)
  • Lieferavise (Web DESADV)
  • Rechnungen (Web INVOIC)

Anwendungsempfehlung:

  • Web-Portal für LIEFERANTEN mit mittlerem Belegvolumen. Kurzfristig auch als Übergangslösung bis zur Implementierung von Classic EDI realisierbar.

OCR (PDF)2

E-Mail-Versand von Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format. Bitte schicken Sie Ihre Dokumente an folgende E-Mail-Adresse: hawa.phoenix@einvoicing.comarch.com 

Diese Variante kann noch bis 31.12.2026 laut den gesetzlichen Regelungen genutzt werden. Danach sind Unternehmen dazu verpflichtet E-Rechnungen zu versenden.

Projektumfang:

  • Rechnungen (PDF INVOICE)

Anwendungsempfehlung:

  • Geeignet für LIEFERANTEN mit geringem bis mittlerem Belegvolumen. Kurzfristig auch als Übergangslösung bis zur Implementierung von Classic EDI realisierbar.

E-Rechnung

E-Mail-Versand von E-Rechnungen im xml-Format. Bitte schicken Sie ihre Dokumente vorab für Tests an test.xzug.pph@einvoicing.comarch.com

Projektumfang:

  • ZUGFeRD 2.2 (.xml) bzw. neuere Version

  • X-Rechnung 3.0.1 (.xml) bzw. neuere Version

Anwendungsempfehlung:

  • Geeignet für deutsche LIEFERANTEN mit geringem bis mittlerem Belegvolumen. Bitte beachten Sie, dass nur Dateien im xml-Format verarbeitet werden können. Nach Vorgaben des Bundesfinanzministeriums gilt die Richtlinie 2014/55/EU und damit die Norm EN 16931 bzw. neuere Norm.

1 Im Zuge der Einführung der obligatorischen E-Rechnung wird diese Lösung nur noch bis zum 31.12.2026 unterstützt. Wir empfehlen daher, rechtzeitig auf eine der alternativen Lösungen – Classic EDI bzw. E-Rechnung – umzustellen
2 Folgende Kriterien sind beim PDF-Versand zu beachten*:

  • ausschließlich Rechnung und Gutschrift als PDF (präferiert maschinenlesbar)
  • maximal eine Rechnung oder Gutschrift pro Dokument, mehrere Dokumente in einer E-Mail zulässig
  • maximale Dateigröße pro E-Mail: 25 MB
  • Auflösung des PDFs: 96–600 dpi
  • keine gezippten oder passwortgeschützten Dateien

*Hinweis: Bei Nichteinhaltung einer oder mehrerer Anforderungen erhalten Sie eine E-Mail mit einem Fehlercode. In diesem Fall bitten wir um entsprechende Prüfung des angegebenen Fehlercodes und erneuter Zusendung des Dokumentes.

Wie geht es weiter?

Im ersten Schritt nehmen Sie bitte für die Nachrichtenart EDI (PHBEST, DESADV, INVOIC, UEWAUF) Kontakt mit PHOENIX unter digitalisierung@phoenixgroup.eu auf. Für E-Rechnungen bitte mit den

Kollegen unter e-invoicing@phoenixgroup.eu. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein gemeinsames Erstgespräch, bei dem wir die Vorteile der unterschiedlichen Lösungsmodule erläutern und im Nachgang den Projektumfang und zeitlichen Rahmen vereinbaren.

Kontakt aufnehmen

Nach erfolgter Unterzeichnung der EDI-Mustervereinbarung (für E-Rechnungen ist der Absatz nicht anwendbar) wird durch PHOENIX der Kontakt zum Serviceprovider COMARCH hergestellt. Mit der Unterstützung von COMARCH wird zunächst die technische Anbindung aufgebaut und danach überprüft, ob evtl. noch Anpassungen im Setup z.B. Mapping gemäß den MIGs (Message Implementation Guides) vorgenommen werden müssen. Sobald die technische Prüfung durch COMARCH erfolgreich war, geht es an die fachliche Prüfung durch die entsprechende Fachabteilung von PHOENIX. Sollten auch während der nachgelagerten Testphase keine Fehler auftreten, kann die EDI-Anbindung für die entsprechenden EDI-Nachrichtenarten produktiv gesetzt werden.

MIGs (Message Implementation Guides)
  • 1. Was versteckt sich hinter den Begriffen EDI und E-Invoicing?

    Unter EDI, die engl. Abkürzung für Electronic Data Interchange, versteht man die unternehmensübergreifende Kommunikation von Geschäftsdokumenten in einem Standardformat. Die einfache Definition von EDI ist ein standardisiertes elektronisches Format, welches papierbasierte Dokumente ersetzt. Durch die Automatisierung papierbasierter Transaktionen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und darüber hinaus kostspielige Fehler, die durch die manuelle Verarbeitung entstehen, vermeiden.

    E-Invoicing, als Teil des elektronischen Datenaustauschs, umschreibt die Bereitstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Neben Rechnungen und Gutschriften (INVOIC) mittels Classic EDI stehen Ihnen bis zum 31.12.2026 noch die Lösungsbausteine WebEDI (Web INVOIC) und OCR (PDF INVOIC) zur Verfügung. Aufgrund der eRechnungspflicht zum 01.01.2027 empfehlen wir jedoch schon heute elektronische Rechnungen im Classic EDI-Format oder alternativ per ZUGFeRD bzw. X-Rechnung auszutauschen.

  • 2. Welche Vorteile bringt eine EDI-Schnittstelle mit sich?

    Durch die Automatisierung von Prozessen, die zuvor manuell mit Papierdokumenten durchgeführt wurden, spart die EDI-Technologie Zeit und Geld.

    EDI-Lösungen verbessern die Effizienz und Produktivität, da eine höhere Anzahl von Geschäftsdokumenten in kürzerer Zeit und mit größerer Genauigkeit ausgetauscht und verarbeitet werden können.

    Die EDI-Datenübertragung reduziert Fehler durch strenge Standardisierung. Diese stellt sicher, dass Informationen und Daten korrekt formatiert werden, bevor sie in Geschäftsprozessen oder Anwendungen einfließen.

    Die EDI-Integration verbessert die Rückverfolgbarkeit und das Berichtswesen, da elektronische Dokumente direkt in das ERP oder entsprechende Subsysteme des Nachrichtenempfängers einfließen. Dadurch wird die Datenerfassung, Transparenz und Analyse in den nachgelagerten Systemen erhebilch verbessert.

    Die EDI-Automatisierung trägt zu einem positiven Kundenerlebnis bei, indem sie eine effiziente Ausführung von Transaktionen und eine zeitnahe und zuverlässige Übermittlung von Daten ermöglicht.

  • 3. Welche Rolle nimmt COMARCH innerhalb des Digitalisierungsprojekts ein?

    Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts übernimmt COMARCH als Servicedienstleister von PHOENIX die technische Anbindung und nachträgliche Testung für folgende Nachrichtenarten im Bereich Classic EDI:

    - elektronische Bestellungen (PHBEST)

    - elektronische Lieferscheine (DESADV)

    - elektronische Rechnungen (INVOIC)

    - optional elektronische Überweiser (UEWAUF)

    Darüber hinaus wurden gemeinsam mit COMARCH noch weitere Lösungsmodule entwickelt. Sollten Sie zu den Vorteilen oder einzelnen Modulen Fragen haben, unterstützen Sie sowohl COMARCH als auch PHOENIX in der Entscheidungsphase und späteren Implementierung.

  • 4. Werden alle Maßnahmen aus dem Digitalisierungsprojekt mit COMARCH umgesetzt?

    Als zentraler Servicedienstleister übernimmt COMARCH die technische Anbindung und spätere Testphase für PHOENIX. Somit ist COMARCH fester, integrativer Bestandteil im Onboarding-Prozess. Bei Fragen zum Prozess und der allgemeinen Vorgehensweise, können Sie sich gerne an Ihren persönlichen PHOENIX-Ansprechpartner wenden.

  • 5. Können bestehende EDI-Anbindungen mit dem existierenden Provider weiterhin genutzt werden?

    Neben einer Direktanbindung an COMARCH bieten wir ebenfalls die Möglichkeit an, eine Schnittstelle zu einem bereits bestehenden EDI-Provider (z.B. CANCOM) oder sonstigen Drittdienstleitern aufzubauen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob eine sogenannte Interconnection Ihres Dienstleisters an COMARCH bereits besteht, sprechen Sie gerne Ihren PHOENIX-Kontakt an.

  • 6. Welche Modullösungen bietet PHOENIX in Zusammenarbeit mit COMARCH an?

    Zur Abwicklung der etablierten EDI-Nachrichtenarten bietet COMARCH Ihnen u.a. das Modul Classic EDI an. Gerne informiert Sie Ihr persönlicher PHOENIX-Ansprechpartner über die entsprechenden Möglichkeiten und die damit einhergehenden Vorteile.

  • 7. Besteht weiterhin die Möglichkeit, Ausgangsdokumente wie z.B. Rechnungen oder Gutschriften per Post zu verschicken?

    Als führender Pharmagroßhändler legt PHOENIX großen Wert auf die Reduktion des ökologischen Fußabdrucks und einer gemeinsamen Optimierung der gesamten Wertschöpfungskette. Da wir mittelfristig die Verarbeitung von postalisch zugestellten Dokumenten einstellen werden, freuen wir uns mit Ihnen die nächsten Schritte im Bereich der Digitalisierung zu gehen.

  • 8. Welche Kosten entstehen bei der Anbindung über COMARCH?

    Bei der Konzeption der unterschiedlichen Lösungsmodule war es PHOENIX wichtig, möglichst viele unserer LIEFERANTEN von den Vorteilen der elektronischen Datenübermittlung zu überzeugen. Als zusätzlicher Anreiz zu den bereits genannten Vorteilen hat sich PHOENIX daher bei einer Integration über unseren Dienstleister COMARCH dazu entschlossen, sowohl die Einmalkosten, als auch die laufenden Kosten (z.B. monatliche Nutzungsgebühr oder variable Kosten pro Nachricht) für die LIEFERANTEN zu übernehmen.

    Es entstehen Ihnen somit keine zusätzlichen Kosten, sobald Sie sich in den standardisierten Lösungsmodulen der COMARCH bewegen. Bei Classic EDI z.B. ist es maßgeblich, dass einer der üblichen Übermittlungskanäle (wie z.B. AS2, OFTP, SFTP) genutzt wird und sich der Aufbau der entsprechenden EDI-Nachrichtenarten an den standardisierten Nachrichtenformaten (MIGs) orientiert.

    Sollte durch eine abweichende Datenstruktur Mapping- bzw. Konvertierungsanpassungen notwendig sein oder Sie eine alternative Datenanbindung (z.B. VPN) wünschen, prüft COMARCH die technischen Möglichkeiten und lässt Ihnen im Nachgang ein Angebot über die entsprechenden Zusatzleistungen zukommen.

  • 9. Welche EDI-Nachrichtenarten werden bei Classic EDI ausgetauscht?

    - elektronische Bestellungen (PHBEST)

    - elektronische Lieferscheine (DESADV)

    - elektronische Rechnungen (INVOIC)

    - und optional elektronische Überweiser (UEWAUF)

  • 10. Welche Kommunikationskanäle sind standardmäßig für Classic EDI vorgesehen?

    Es werden die folgenden Anbindungen angeboten:

    - AS2

    - OFTP

    - SFTP

  • 11. Ist die Unterzeichnung der EDI-Vereinbarung zwingend notwendig?

    Bei der EDI-Vereinbarung handelt es sich um einen Standardvertrag, der gemäß EU-Richtlinie zwischen PHOENIX und dem LIEFERANTEN unterzeichnet werden muss. Die Vereinbarung wird Ihnen zu Beginn des Digitalisierungsprojekts durch PHOENIX zur Verfügung gestellt und muss um die Adresse Ihres Unternehmens und Angabe etwaiger weiterer EDI-Provider bzw. Drittdienstleister ergänzt werden. Den unterschriebenen Vertrag lassen Sie uns dann im Nachgang als eingescanntes PDF-Dokument an die folgende E-Mail-Aadresse zukommen: digitalisierung(at)phoenixgroup.eu

    Nach Gegenzeichnung durch PHOENIX kann mit dem Onboarding-Prozess gestartet werden.

  • 12. Was verbirgt sich hinter der BFA-Nummer und wer vergibt diese?

    Die BFA-Nummer (frühere Bundesversicherungsanstalt für Angestellte) ist eine 8-stellige Versicherungsnummer, die für jedes legal eigenständige Unternehmen einmalig vergeben wird. Sie wird als eindeutige Identifikationsnummer für den EDI-Austausch mit dem Pharmagroßhandel genutzt und kann bei Ihrer Personal- bzw. Steuerabteilung erfragt werden.

  • 13. Kann ich mich für ein anderes Modul entscheiden, auch wenn die EDI-Vereinbarung bereits unterschrieben wurde?

    Damit wir flexibel auf die Bedürfnisse und die entsprechenden IT-Ressourcen unserer LIEFERANTEN eingehen können, ist ein Modulwechsel auch nach getätigter Unterschrift der EDI-Vereinbarung jederzeit möglich.

Slawomir Kwasniewki E-Rechnungen +49 911 9300 322 e-invoicing(at)phoenixgroup.eu
Christian Renner EDI Projektleiter Strategischer Einkauf PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG +49 621 8505 8155 digitalisierung(at)phoenixgroup.eu